Het archief raadplegen in TheNextInvoice

Stap 1.

Ga naar Archief

Stap 2.

Bepaal wat je in het archief wilt gaan doen. Je kunt alle kolommen sorteren door op het  pijltjes icoon achter de kolomnaam te klikken. Daarnaast kun je in het zoekveld facturen zoeken op basis van klantnaam, factuurnummer, factuurbedrag en factuurdatum. Je kunt door het archief bladeren door rechtsboven de tabel te klikken op het paginanummer waar je naar toe wilt navigeren.

Acties uitvoeren

Klik achter de factuur op het puntjes icoon. Er verschijnt een drop down waarin de verschillende acties staan die je uit kunt voeren. We zullen hieronder per actie beschrijven wat er gebeurt wanneer je klikt.

Download

Er wordt een kopie van de factuur gedownload in PDF formaat.

Bekijken

De factuur wordt geopend in een nieuw venster.

Boeken

De factuur wordt (opnieuw) geboekt in het boekhoudpakket waaraan je jouw account gekoppeld hebt. Let op: Wanneer je dus geen boekhoudkoppeling gelegd hebt is deze functie niet beschikbaar. Een boekhoudkoppeling kun je leggen in instellingen > integraties. Nadat je een koppeling hebt gelegd zal het logo van het betreffende boekhoudpakket achter de regels in het archief verschijnen. Als dit logo een donkergrijze kleur heeft betekent het dat de factuur nog niet geboekt is. Is het logo zichtbaar in de juiste kleuren? Dan weet je dat deze factuur is geboekt in het boekhoudpakket. Je kunt facturen altijd weer verwijderen in het boekhoudpakket en opnieuw boeken. Door met je muis over het logo van het boekhoudpakket te bewegen laat je belangrijke informatie verschijnen. Deze informatie laat je zien wanneer een factuur is geboekt in het boekhoudpakket, maar ook – wanneer deze nog niet geboekt is – waarom dat bijvoorbeeld is mislukt. Het kan zijn dat de koppeling nog niet goed is ingesteld of dat je bij de verschillende omzetgroepen nog geen grootboeknummer hebt ingevuld. Dit doe je bij instellingen > algemene instellingen > omzetcategorieën. Hetzelfde geldt voor BTW codes. Deze kun je instellen bij instellingen > algemene instellingen > BTW. Uiteraard kan het ook zijn dat bepaalde instellingen in je boekhoudpakket niet goed staan. Ook deze informatie haal je uit het verschenen venster wanneer je met je muis over het logo beweegt.

Opnieuw versturen

Je gaat de factuur opnieuw naar de klant mailen. Je kunt de bijgaande e-mailtekst nog aanpassen indien gewenst, maar de factuur blijft uiteraard precies zoals deze al was. De factuur wordt bijgevoegd als PDF.

Kopiëren

Zo kun je snel een kopie maken van deze factuur. Je verschijnt dan in het scherm waar je ook komt wanneer je een nieuwe factuur gaat aanmaken. Echter, in dit geval zullen alle instellingen en factuurregels al zijn ingevuld op basis van de factuur die je kopieert. Let op: De factuurdatum wordt automatisch wel gezet op de huidige datum. Deze functie kan dus handig zijn wanneer je voor een bepaalde klant dezelfde factuur opnieuw wilt maken (als dat periodiek voorkomt zou je ook kunnen overwegen om hiervoor een periodieke factuur aan te maken). Daarnaast kan deze functie ook handig zijn wanneer je voor een andere klant dezelfde factuur wilt maken. Het enige wat je dan doet nadat het invoerveld voor de factuur verschijnt is het wijzigen van de klant.

Herinneren

Een herinnering kun je direct vanuit The Next Invoice laten mailen (kies optie “E-mail”) of downloaden en zelf opsturen (kies optie “Download”). Een herinnering is niets anders dan een kopie van de factuur met op de PDF aan de rechterzijde (onder jouw adresgegevens) in grote letters HERINNERING. Wanneer je de herinnering vanuit The Next Invoice mailt komt ook in het onderwerp van de e-mail te staan dat het een herinnering betreft. Nadat je een klant een herinnering hebt gestuurd voor een bepaalde factuur zal dit zichtbaar worden wanneer je met de muis beweegt over de “status” van de factuur.

Betaling registreren

Wanneer een factuur betaald is door de klant kun je dat via deze weg registreren. In principe hoef je nadat je hierop klikt in de verschenen popup niks in te vullen. Als je enkel kiest voor “Markeren als betaald” zal de status van de factuur wijzigen in “betaald”. Optioneel kun je in deze popup ook aangeven hoe een factuur betaald is (bijvoorbeeld contant of per bank of pin) en wanneer deze betaald is. Heb je een koppeling gelegd met een boekhoudpakket? Dan kun je de betaalstatus ook ophalen uit het boekhoudpakket. Uiteraard is het dan wel van belang dat de status in het boekhoudpakket ook op “betaald” staat. Je zult dus in je boekhoudpakket bijvoorbeeld de bankafschriften moeten importeren en verwerken. Het ophalen van de betaalstatus voor alle facturen doe je door op het  icoon te klikken.

Crediteren

Deze functie gebruik je wanneer je een foutieve factuur gestuurd hebt. Let op: Volgens de regels van de belastingdienst moet je een foutieve factuur altijd op deze manier herstellen. Je kunt dus niet een reeds gemaakte en verstuurde factuur wijzigen. Door een factuur te crediteren stuur je (indien gewenst) automatisch een creditfactuur naar de klant. De creditfactuur is een exacte kopie van het origineel alleen zijn alle bedragen negatief. Wanneer een factuur fout is en slechts een kleine aanpassing nodig heeft kun je het snelste als volgt te werk gaan: 1) Crediteer de foutieve factuur en 2) Kopieer de foutieve factuur en pas daarin de fouten aan. 3) Verstuur de nieuwe factuur. Zo is je administratie kloppend en heeft de klant ook voor zijn administratie de correcte gegevens van jou ontvangen en kan hij de factuur betalen.

Bulk boeken

Wanneer je in het archief meerdere facturen tegelijk aanvinkt (met behulp van de “checkboxes” te vinden voor iedere factuur in het archief), kun je ze allemaal ineens laten boeken in je gekoppelde boekhoudpakket. Let op: Hiervoor moet je dus wel eerst een koppeling leggen met een boekhoudpakket. Heb je een koppeling gelegd? Vink dan de gewenste facturen aan en klik op het verschenen Schermafbeelding 2016-03-07 om 18.29.54 icoon.

Filter aanbrengen

Wanneer je veel facturen verstuurt kan het soms handig zijn om een filter toe te passen wanneer je op zoek bent naar een bepaalde groep facturen. Denk bijvoorbeeld aan enkel de facturen van één specifieke klant. Of alle facturen verstuurd binnen een bepaalde maand. Dit soort filters kun je aanbrengen door op het filter icoon te klikken. In de pop-up die verschijnt geef je aan wat je precies wilt zien.

Archief raadplegen TIPS

  • Wil je alle facturen in het archief (opnieuw) boeken in je boekhoudpakket? Vink dan de checkbox aan bovenin het kolomhoofd. Er verschijnt nu een extra checkbox boven de tabel. Als je die aanvinkt selecteer je automatisch alle facturen op alle pagina’s.
  • Je kunt ook alle facturen automatisch laten boeken nadat ze zijn aangemaakt. Dit kun je instellen bij instellingen > integraties > boekhoudpakket >  icoon.