Facturen aanmaken

Stap 1.

Ga naar Nieuw

Stap 2.

Selecteer een klant waarnaar je de factuur wilt versturen door de naam te typen in het veld “selecteer een klant…”. Is het een nieuwe klant? Klik dan op het plusje icoon. Je kunt een nieuwe klant toevoegen. Let op: Wil je de facturen aanmaken en versturen per e-mail, vergeet dan niet een geldig e-mailadres toe te voegen.

Stap 3.

Stel de factuurgegevens correct in. Dit doe je door op het facturen aanmaken icoon aan de rechterzijde van het scherm naast de vooraf ingevulde factuurgegevens. Bij “factuur taal” geef je aan in welke taal je de standaard teksten op de factuur weer wilt geven, zoals factuurnummer, factuurdatum, etc. De taal van het systeem, voor jou als gebruiker, stel je hier dus niet in. Dat doe je bij instellingen > algemeen.

Stap 4.

Voeg factuurregels toe door te klikken op de tekst “klik hier om factuurregels toe te voegen”. Wil je korting geven op de factuur? Dan heb je twee opties, namelijk: 1) Je kunt een percentage invoeren in het veld achter “korting op de gehele factuur van”. In dat geval zal het systeem zelf over het totale factuurbedrag de korting berekenen en deze onderaan de factuur weergeven. 2) Je kunt handmatig factuurregels invoeren waaruit je de korting laat blijken. Dit doe je door het bedrag in het veld onder “prijs” als negatief in te vullen. Dus met het – teken ervoor.

Ben je bezig met het maken van een creditfactuur? Let dan goed op dat je alle bedragen zelf negatief invult. Dus ook door gebruik van het – teken voor het bedrag.

Onder “omzetgroep” wijs je de omzet toe aan een bepaalde categorie. Dit is handig wanneer je in rapportages bijvoorbeeld wilt terugzien via welke kanalen jouw omzet is binnengekomen. De omzetgroep is dan ook uitsluitend voor jouw eigen gebruik en wordt niet op de factuur afgedrukt. Wil je omzetgroepen toevoegen? Ga dan naar instellingen > algemene instellingen > omzetgroepen.

Met behulp van de icoontjes onder “controls” kun je nieuwe regels toevoegen of juist verwijderen en je kunt de rangorde van de reeds gemaakte factuurregels wijzigen. Hiervoor klik je op het pijl icoon en houdt je je muis ingedrukt. Nu kun je de regel bewegen en verplaatsen.

Stap 5.

Is de factuur naar wens? Dan kun je de factuur afronden door rechtsboven op de groene knop “Factuur afronden” te klikken. Nu krijg je de keuze of je de factuur wilt opslaan of versturen. Opslaan betekent dat de factuur nog niet naar de klant gaat en als concept zal worden opgeslagen. Je kunt deze factuur later wijzigen of versturen door te gaan naar Concepten. Factuur versturen betekent dat je de factuur definitief afrondt.

Na het kiezen voor “Factuur versturen” krijg je de keuze of je de factuur als PDF wilt downloaden (dit is handig wanneer je de factuur per post moet versturen) of wilt e-mailen. Wanneer je kiest voor e-mailen zal de factuur rechtstreeks naar de klant gemaild worden met de factuur als PDF in de bijlage. Standaard wordt en factuur verstuurd met als afzender TheNextInvoice, maar dit kan ook vanuit jouw eigen e-mailadres. Dit kun je instellen bij instellingen > e-mail > afzendadressen.

Facturen aanmaken TIPS

  • Wil je jouw adresgegevens, logo, factuur taal en e-mailtekst wijzigen? Wijzig dan je profiel of maak een nieuwe aan in instellingen > profielen.
  • Wil je extra informatie op de factuur plaatsen voor de klant? Voeg dan “vrije teksten” toe boven of onderaan de factuur. Of vul bij de factuurregels alleen “omschrijving” in.
  • Verstuur je een creditfactuur of ga je de factuur automatisch incasseren? Zet dit dan op de factuur door bovenin het scherm op de betreffende knop te klikken. 
  • Weet je nu al dat je iedere maand dezelfde factuur gaat versturen? Stel dan een periodieke factuur in. Dan gaat alles vanzelf! Hoe dit werkt lees je hier.